Kuolinpesän tyhjennyksen dokumentointi perinnönjaon ja kirjanpidon tueksi

Kuolinpesän tyhjennyksen dokumentointi kannattaa suunnitella ennen kuin tavaroita aletaan kantaa pois. Kun osakkaat näkevät, mitä tiloissa oli, mitä poistettiin ja mitä työstä maksettiin, kulujen käsittely pysyy selkeänä myös silloin, kun kaikki eivät pääse paikalle. Dokumentointi ei ratkaise perinnönjakoa, mutta se antaa yhteisen pohjan keskustelulle ja säilyttää tyhjennyksestä jäljen myöhempää tarvetta varten.

Kuolinpesän tyhjennyksen dokumentointi alkaa ennen kantamista

Ota asunnosta, varastosta ja muista tyhjennettävistä tiloista kuvat ennen työn alkamista. Kuvaa kokonaisuudet huone kerrallaan ja tallenna erikseen sellaiset tavarat, asiakirjat tai esineet, joista osakkaat voivat haluta keskustella. Valokuvien tarkoitus on auttaa muistamaan lähtötilanne. Niiden avulla toisella paikkakunnalla asuva osakas saa saman yleiskuvan kuin paikalla ollut omainen.

Käykää ennen tyhjennystä läpi, mitä jää asuntoon, mitä otetaan talteen ja mitä poistetaan. Kirjatkaa sovitut asiat yhteen viestiin tai muistioon, jotta tulkinnat eivät muutu työn jälkeen. Arvopaperit, henkilökohtaiset asiakirjat, avaimet ja mahdolliset arvotavarat kannattaa erottaa muusta irtaimistosta jo alkuvaiheessa. Lisäohjeita asiakirjojen käsittelyyn löydät artikkelista kuolinpesän arvotavaroista ja asiakirjoista.

Hyvä dokumentointi antaa kaikille osakkaille saman kuvan tyhjennyksestä ja sen kuluista.

Kuolinpesän tyhjennyksen dokumentointi pitää kulut koossa

Säilytä tyhjennystyön lasku, maksutosite ja mahdolliset muut kuluihin liittyvät asiakirjat samassa paikassa. Merkitse aineistoon kohteen osoite, työn ajankohta ja se, kuka hoitaa kuolinpesän käytännön asioita. Tällainen järjestys helpottaa kulujen selvittämistä osakkaiden kesken ja antaa tarvittavat tiedot myös mahdolliselle kirjanpitäjälle. Tyhjennyskulujen verokohtelu tai kirjaustapa voi riippua kuolinpesän tilanteesta, joten epäselvissä tapauksissa asia kannattaa varmistaa omalta asiantuntijalta.

Verohallinto neuvoo säilyttämään kuolinpesän kuitit ja tositteet sekä alkuperäiset perukirjaan liittyvät asiakirjat huolellisesti. Tositteita voi säilyttää myös sähköisesti, kun tiedot voi tarvittaessa tulostaa. Tyhjennyksestä tehty työseloste täydentää laskua, koska siitä selviää, mitä kohteessa tehtiin ja milloin työ valmistui. Verohallinnon perukirjaohje auttaa perukirjan asiakirjojen säilytyksessä.

Sovi työseloste ja yhteydenpito jo tilausta tehdessä

Työselosteesta on eniten hyötyä, kun siinä kuvataan kohde, työn päivämäärä ja työn lopputulos selkeästi. Jos tyhjennys koskee asuntoa ja varastoa, molemmat tilat kannattaa mainita erikseen. Samoin kannattaa sopia, kenelle työn valmistumisesta ilmoitetaan ja kenelle dokumentit toimitetaan. Näin tieto ei jää yhden osakkaan sähköpostiin, vaan jokainen sovittu vastaanottaja saa saman aineiston.

Me hoidamme kuolinpesien tyhjennyksiä Helsingissä avaimet käteen -periaatteella, ja tyhjennys voidaan toteuttaa myös ilman tilaajan läsnäoloa. Sovimme dokumentoinnin sisällöstä ja avainten käytännöistä tilauksen yhteydessä, jotta työ vastaa kuolinpesän tarpeita. Jos osakkaat asuvat eri paikkakunnilla, tutustu myös ohjeeseen asunnon tyhjennyksestä etänä ja palveluumme kuolinpesien tyhjennys.